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Como organizar assembleias produtivas


Apresentação

Este texto é uma síntese dos documentos de metodologia que analisamos, mas também foi inspirado na experiência adquirida junto das assembleias com que colaboramos de Barcelona a Bruxelas, passando por Lisboa e Atenas.
Constatamos que na maior parte das vezes, as assembleias são muito longas e pouco produtivas, com falta de participação e, por vezes, tornam-se verdadeiramente anti-democráticas, de modo que os participantes acabam por as achar pesadas, pouco atractivas e não têm vontade de voltar.

Alguns problemas são repetitivos:

* Consagra-se demasiado tempo a debater os mesmos pontos.

* Formam-se clãs e surgem rivalidades pessoais, que geram falta de confiança.

* Vota-se sob pressão, sem compreender suficientemente bem os assuntos.

* Surgem discussões polémicas, que obrigam a fazer mais assembleias.

* Há problemas em ter acesso e fazer circular a informação.

Vamos apresentar, detalhadamente, nesta página, os conhecimentos de base a adquirir para evitar os problemas observados, resolver conflitos e organizar assembleias construtivas e eficientes.

1 Preparação da reunião

É importante chegar à reunião tendo já uma boa compreensão das questões que irão ser abordadas. Mas uma boa preparação a respeito dos assuntos a debater não consiste unicamente em assegurar que os participantes estejam bem informados sobre os problemas a tratar, mas também em fazer com que o maior número de pontos de vista possível seja oferecido para que as decisões tomadas sejam equilibradas.


1.1 Trabalho preparatório

* Preparar os documentos de referência e enviá-los aos participantes. Pensar em adaptar-se à necessidade de que as informações difíceis sejam divulgadas numa linguagem que possa ser compreendida por todos.
* Organizar consultas e entrevistas com peritos sobre as questões abordadas.

* Constituir grupos de trabalho antes da reunião principal, a fim de ter mais tempo para discutir os problemas e as soluções alternativas.

1.2 Ordem do dia

* A convocação da assembleia deve ser feita com antecipação suficiente, e deverá compreender a ordem do dia, a fim de que cada um saiba quando a reunião vai acontecer, quais os assuntos a ser tratados, por que ordem, e quais são as tarefas necessárias a realizar antes da reunião.
* Idealmente, tendo em vista cada ponto da ordem do dia e, para cada questão abordada, devem mencionar-se os objectivos a atingir e o procedimento a ser utilizado, com a duração estimada para debater cada um. No entanto, é aconselhável distribuir os participantes em vários sub-grupos se, para o mesmo assunto, houver soluções diferentes para cada aspecto.

* Deverá ser possível acrescentar outros tópicos que poderão ser propostos pelos participantes: uma opção consiste em reservar algum espaço e tempo para adicionar outros tópicos, nomeá-los como “Vários”; outra opção será conceder um pequeno espaço, no começo, para que os tópicos novos possam ser propostos a fim de ser incluídos na ordem do dia, e decidir em seguida, se serão discutidos nesse mesmo dia, ou se irão transitar para a reunião seguinte.

* Comecem com qualquer assunto fácil; prossigam com os assuntos mais difíceis e mais extensos, ou os mais importantes, e terminem com qualquer coisa simples e breve.

* Na convocatória deve indicar-se a hora do começo da assembleia e a hora prevista para terminar, com uma duração que não deverá ultrapassar duas horas, prevendo uma margem de erro razoável sobre o tempo previsto para o debate de cada tópico.

2 Tipos de reuniões

Há vários tipos de reuniões de acordo com os objectivos a ser atingidos, mas pode haver vários objectivos na mesma reunião, que será dividida em fases diferente, podendo cada uma delas recorrer a uma técnica específica. Vamos concentrar-nos nas mais importantes

2.1 Reuniões “brainstorm”

O seu objectivo é encontrar novas ideias e soluções para um dado problema. O objectivo deve ser definido claramente e os participantes devem estar abertos a todas as ideias (não há uma só solução para cada problema). Se o problema é complexo, é preferível decompô-lo ou dividi-lo em vários elementos simples.

É necessário proibir a censura e a auto-censura; a avaliação crítica das ideias será feita mais tarde, segundo a fórmula da reunião da discussão, eventualmente, depois de uma pausa, e isso para sublinhar que se está numa fase diferente.

* Uma pessoa pode agir como agente moderador, e dispor de uma lista de sugestões e de perguntas estimulantes a propor se ninguém sugerir ideias; poderá haver um debate depois dos comentários, sobre um documento, um livro, um filme, etc. Š que esteja ligado ao assunto em questão e que todos conheçam.

* Um outro interveniente pode tomar nota das ideias que surgem, esforçando-se por ser o mais fiel possível à formulação da ideia proposta. Aceitará anotar todos os pormenores, não descurar nada, por mais absurda que a ideia possa parecer.

* Cada um toma nota das ideias que se lhe apresentam, seja as que surgem espontaneamente, ou as que resultam de associações de ideias depois de ter ouvido as ideias dos outros. Cada um dos presentes deve levantar a mão para falar e apresentar apenas uma ideia, quando chegar a sua vez. As ideias devem ser formuladas de uma maneira sucinta e clara, sem nenhuma explicação ou raciocínio complementares.

2.2 Reuniões de discussão

O objectivo consiste em aprofundar a análise das diferentes posições, as vantagens, os inconvenientes, e salientar os argumentos que as apoiam.

a) Se o fim visado não é chegar a um acordo, mas promover a enunciação de argumentos contrastantes, então poderemos recorrer a uma dinâmica de confronto de ideias:


1. Formação de grupos: sondagem de opinião (5-10 minutos)
2. Formulação de argumentos dentro de cada grupo (20 minutos)
3. Discussão em grupos mistos, com os representantes de cada grupo de opinião a esforçar-se por conhecer os argumentos do outro grupo (20 minutos)
4. Regresso ao grupo de origem para formular argumentos sofisticados e definitivos. (20 minutos)
5. Discussões entre os representantes dos grupos (20 minutos)
b) Se, acima de tudo, se deseja encorajar a troca de pontos de vista, deverá recorrer-se a uma dinâmica de discussão ordenada:

* Dar-se-á relevância aos pontos comuns.

* O moderador desempenha um papel muito importante, porque deve contribuir para criar um clima de discussão cordial e não deixar instalar-se uma atmosfera de coerção/confronto. Deverá proceder de maneira a evitar discussões apresentadas com autoridade, assim como toda a estratégia dialéctica que coloque as pessoas na defensiva.

* Deverá ser favorecida uma atitude de escuta activa em todos os participantes, levá-los a escutar e compreender a posição dos outros, incitando cada um a pôr-se no lugar do outro.

* É preciso evitar confundir a sua percepção da realidade com a própria realidade, ter consciência de que o seu ponto de vista é subjectivo e estar aberto à possibilidade de estar enganado.

2.3 Reuniões de tomada de decisões

O objectivo consiste em chegar a uma decisão consensual tomada colectivamente, tentando integrar os pontos de vista de todos os participantes num acordo que seja satisfatório e eficiente. Atingir um consenso irá trazer vantagens múltiplas: evita os conflitos, propicia decisões mais acertadas; permite a integração de todos os participantes do grupo na decisão, a fim de evitar uma situação em que haja os que ganham (a maioria) e os que perdem (a minoria); e isso favorece o envolvimento de todo o grupo nas tarefas que derivam de uma decisão.

Apenas se irá submeter a decisão a votação se não se chegar a um acordo consensual.

A primeira etapa consiste em definir exactamente qual a questão sobre a qual uma decisão deve ser tomada. É suposto dispor-se já de toda a informação sobre a situação, bem como conhecer as diferentes alternativas e os argumentos pró e contra, relativamente a cada uma. Presume-se igualmente que há acordo sobre a estrutura do processo a utilizar.

É aconselhável, antes de tomar uma decisão que implique a participação activa das pessoas, verificar primeiro a disponibilidade de cada um relativamente ao trabalho a empreender. É igualmente importante que cada um possa exprimir como se sente afectado pelo problema em causa, e para o qual será tomada uma decisão.
A participação criativa de cada um é essencial. É aí que as intervenções dos líderes e dos peritos podem ter por efeito negativo de conduzir à passividade dos outros, se aqueles não agirem no respeito do processo colectivo. É preciso esforçar-se por integrar as opiniões de todos os participantes. É pois aconselhável trabalhar em pequenos grupos e confiar a alguém a responsabilidade de redigir uma síntese que reflicta o mais possível o conjunto das opiniões expressas.

Incorporem todas as ideias procurando ajustá-las, integrá-las, combiná-lasŠ a fim de formular uma ou várias proposições definidas e realizáveis. Se no final houver várias proposições para escolher, é necessário fazer uma primeira avaliação do grau de acordo que elas recebem. Há quatro níveis de acordo / desacordo:

1. “Estou de acordo com tudo ou quase tudo.”
2. “Não acho que seja a melhor opção, mas, contudo, é aceitável.”
3. “Eu não me oponho, mas não sinto que a decisão me diga respeito.”
4. “Não posso estar de acordo.” Neste caso, há um veto.

Só um veto pode bloquear o consenso e obrigar a recomeçar tudo ou a abandonar. Em vez de votar, de tomar uma decisão precipitada ou de abandonar, é sempre preferível retomar a discussão mais tarde, o que deixará a cada um o tempo para a reflexão.

Se não se pode chegar a um consenso, ou se não se dispõe de tempo suficiente para o conseguir, pode então optar-se pelo voto.

Este processo pode ser igualmente complicado e é susceptível de dar lugar à manipulação (propositada ou não). É pois necessário seguir um procedimento claro:


Determinem qual o tipo de maioria requerida (metade mais um, dois terços, etc. Š)
Clarifiquem bem quais são as possibilidades sobre as quais haverá necessidade de votar, tendo o cuidado de as formular com precisão. Deve evitar-se ligar as proposições às pessoas que as defendem.

Tanto quanto possível, reduzam o número de opções a ser objecto de voto. Os critérios para conservar ou eliminar um enunciado de opção devem ter o acordo do grupo.

Façam compreender bem qual o procedimento a seguir. Qualquer dúvida deve ser eliminada antes do voto.

Em princípio, os votos não se podem repetir, e os resultados tomam um carácter de decisão irrevogável a partir do instante em que os votos são contados. Pela nossa parte, estimamos que é sempre preferível deixar a porta aberta a qualquer revogação de uma decisão tomada por voto, ao fim de um certo tempo e face a pedidos razoáveis e motivados.

3 As funções

3.1 A moderação

O moderador será a pessoa que dará o máximo de atenção aos aspectos técnicos e organizacionais da reunião e que lembrará ao grupo os objectivos que os participantes procuram atingir num dado período de tempo. Ele deverá igualmente ter um papel pró-activo, sugerindo as perguntas, os métodos, etc.

As suas intervenções devem dizer respeito unicamente à forma e não ao fundo. Presidir uma reunião, no papel de moderador, não consiste em conduzir nem dirigir a discussão, mas em ter a responsabilidade de ajudar o grupo a atingir os seus objectivos. Uma pessoa que manifeste muito interesse pelas questões levantadas terá dificuldade em cumprir bem a sua função de moderador – descrita a seguir.

· No início da reunião, convidar as pessoas que preconizam uma abordagem particular a apresentá-la, e depois fazer o mesmo com os que preconizam uma abordagem oposta.

· Encorajar cada um a exprimir a sua opinião, fazendo-o a título pessoal e quando uma ideia emana de outrem, declarando-o explicitamente.

· Interromper, com diplomacia, qualquer discussão repetitiva entre dois indivíduos, a monopolização do direito de palavra e a repetição de argumentos já expressos.

· Encontrar posições de entendimento, estabelecer a respectiva lista e submetê-las ao grupo. Sintetizar os pontos de vista expressos.

· O moderador pode também partilhar as suas tarefas, por exemplo, delegando noutra pessoa a responsabilidade de atribuir a vez de falar, não esquecendo que ela estará sempre dependente do que o moderador decidir.

· Estar consciente do tempo que resta e fazê-lo saber aos outros. Se resta pouco tempo, limitar as intervenções.

3.2 Redacção do processo verbal

As principais razões para instaurar um processo verbal da reunião são: respeitar os compromissos tomados, ter conhecimento e lembrar-se das questões levantadas e apoiar-se nas decisões para delas tirar outras novas.

O secretário será eleito democraticamente para esta função. Ele não deveria assumir simultaneamente outras funções como a de moderador. Podem também considerar a possibilidade de atribuir a responsabilidade de secretário de forma rotativa.

O secretário pode contentar-se com anotar unicamente as decisões tomadas, as quais representam os compromissos adoptados e as acções legítimas a serem conduzidas pelos membros. É preciso assegurar-se que a minuta anotada de cada resolução seja fiel à decisão tomada e não possa ser mal interpretada. Deste modo, ela pode indicar o grau de acordo atingido, registando o número de votos se não tiver havido consenso. O processo verbal pode comportar outros dados, como a ordem do dia, as contra-proposições e os argumentos apresentados, o nome das pessoas que defendiam essas posições, os incidentes ocorridos, etc.

O livro das minutas deveria estar disponível para consulta, a todos os membros do grupo e a qualquer momento. Como medida de precaução, aconselha-se igualmente fazer cópias e conservá-las num local diferente do dos originais.

4 Atitudes pessoais quando há uma assembleia

As assembleias são um acto colectivo e não uma reunião de amigos. Ou seja, é preciso esforçar-se por ter uma atitude correcta, evitando uma atitude passiva e não procurando ser a vedeta da reunião. É preciso estar consciente que a assembleia tem por finalidade resolver um problema comum, e não resolver os nossos problemas ou rancores pessoais.

Com este objectivo, é bom conhecer algumas das atitudes observadas com frequência nas assembleias, tanto de natureza positiva como negativa, e fazer um esforço para adoptar as primeiras e evitar as segundas.4.1 As atitudes positivas a adoptar

*Estar disposto a mudar de opinião. Admitir os seus erros e modificar as suas opiniões permite aproximá-las das dos outros.

* Expor no momento adequado as regras não escritas e os procedimentos a seguir pelo grupo.

* Incitar as pessoas menos implicadas na discussão a exprimir-se, renunciar à sua vez de falar quando se acha que seria mais interessante ouvir os pontos de vista alheios, e ainda prestar atenção ao que diz a pessoa que estiver a falar.

* Fazer a mediação dos conflitos recorrendo ao humor, favorecendo a descontracção e realçando os aspectos em que as pessoas estão de acordo.

* Encorajar os que partilham o nosso ponto de vista a exprimir-se, ou, no caso contrário, encorajar os outros a explicar melhor ou aprofundar as suas ideias.

* Propor novas abordagens e novas ideias quando se verifica um bloqueio.

* Exprimir as suas opiniões falando na primeira pessoa – utilizando o “eu”. Não utilizar um plural para expressar o que se pensa.

4.2 Atitudes negativas a evitar

* Generalizar (« Todos osŠ Vós soisŠ »)

* Lançar-se em intermináveis teorizações e explicações supérfluas.

* Não se enervar (ou chantagear) do género “Bem, então largo tudo e nunca mais volto”, ou ainda “Ou bem que vocês estão comigo, ou bem que estão contra mim”.

* A apatia.

* Atribuir a outra pessoa os seus próprios sentimentos ou atitudes.

* A perda de contacto com a realidade, confundindo as suas opiniões ou desejos (ou os de outros) com a própria realidade.

* A violência simbólica, tal como utilizar o modo colectivo para impor as ideias particulares de uma pessoa, dissimular questões pertinentes, ser dado a impertinências, interromper os outros, não os deixar falar, etc.

* Reforçar a proeminência das suas ideias ou das de outra pessoa fazendo referência a uma autoridade superior reputada como incontestável (como a ciência, a leiŠ)

* Recorrer a contradições e paradoxos, a fim de impor a outros, posições em que eles sempre perderão (“Ou vocês concordam ou se afastam”, “Aceitem ou vão-se embora”)

* Utilizar o segredo, guardar as informações só para si.
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A #globalrevolution enthusiast. Twitter: @AliceKhatib
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